INSUFICIENCIAS DEL ENFOQUE TRADICIONAL DE COMPRAS

Los cambios en el entorno representan para la empresa un desafío dual, ya que plantean a la vez amenazas y oportunidades, y el éxito o fracaso de la organización dependerá en gran medida de la adecuación de las soluciones adoptadas para hacer frente a dichos cambios.

Tras esta afirmación, parece adecuado comenzar por realizar un análisis del entorno que se configura a finales del siglo xx, con el fin de determinar las necesidades actuales de las empresas, antes de proceder a plantear prácticas o soluciones que recomienden u orienten a las empresas en la gestión de sus aprovisionamientos.

Las insuficiencias que presenta el modelo tradicional en su aplicación al nuevo entorno será lo que motivará a muchas empresas a buscar nuevas soluciones, técnicas o planteamientos que configuren un nuevo enfoque que permita abordar la nueva situación.

El objetivoes analizar las carencias que presenta el enfoque tradicional de compras, ante las necesidades del nuevo entorno de finales del siglo xx. Como consecuencia de estas insuficiencias, aparecen nuevas tendencias en la gestión del proceso de aprovisionamientos que apuntan hacia un nuevo paradigma en la gestión de este proceso.

Para conseguir este objetivo se ha seguido la siguiente estructura:

• En primer lugar, se ha realizado una revisión de los cambios que se han producido en el entorno de la gestión de aprovisionamientos en las últimas décadas del siglo xx y que confluyen hacia la configuración de un nuevo tipo de entorno.
• En segundo lugar, se estudia cómo responde el modelo tradicional de compras ante las nuevas necesidades del mercado. A partir de este análisis se identifican las insuficiencias que presenta este enfoque tradicional ante el nuevo entorno.
• En tercer lugar, y como consecuencia de las insuficiencias detectadas, se comentan algunos de los cambios introducidos en la gestión de aprovisionamientos en empresas que tratan de hacer frente a las nuevas necesidades del entorno. Estos cambios se han agrupado en los que se han producido dentro de las empresas, que se han incluido en el apartado denominado respuesta interna del proceso de aprovisionamientos, y los que afectan a las relaciones con otras empresas, que se han agrupado dentro del apartado denominado respuesta externa de aprovisionamientos.

 Saturación de los mercados

La situación a la que han de hacer frente las organizaciones de la mayoría de los sectores industriales a partir de la crisis del petróleo producida a mediados de los años setenta, es aquella en la que los mercados demandan productos más complejos, baratos y personalizados que inducen a las empresas a ofrecer una mayor variedad de productos que contribuyen a una saturación creciente de los mercados. Si a esto se añaden los incrementos del precio del dinero y el aumento de riesgo por obsolescencia derivado de ciclos de vida de los productos cada vez más cortos, entonces aumentan los riesgos de pérdidas en aquellas empresas que no sean capaces de ajustarse rápidamente a las necesidades del mercado. Por estas razones, se ven afectadas las principales funciones de la empresa, entre las que se encuentra el área de compras.

Globalización de los mercados
Entre los principales factores que han impulsado la globalización de los mercados, cabe citar:

• La disminución de las barreras al comercio internacional con la consiguiente apertura de los mercados.
• La mejora de los transportes y las comunicaciones,
• La tendencia hacia una homogeneización cultural.
• El nacimiento de nuevas formas de comercio basadas en la utilización de las nuevas tecnologías,

Aumento de la competencia
El exceso de capacidad instalada en las empresas para satisfacer mercados que han dejado de crecer de forma constante hace que aumente la competencia entre las organizaciones.

A mediados del siglo xx, los tres grandes del sector de automoción norteamericano, Ford, GM y Chrysler, tenían que competir únicamente entre ellos.

Actualmente, han de competir con más de 30 compañías de todo el mundo. Los consumidores norteamericanos pueden elegir entre más de 300 modelos de automóviles.

Cambios en las necesidades de los clientes
Los mercados han pasado de estar dominados por la oferta a estar dirigidos por la demanda. Esto ha provocado que las expectativas de los clientes sean cada vez mayores, de modo que han ido aumentando sus exigencias y demandan productos de mayor calidad, más personalizados y con servicios adicionales cada vez más sofisticados.

Incremento de la importancia de la calidad y el servicio
La importancia de la calidad es cada vez mayor y no sólo comienza a verse como un deseo del cliente sino que empieza a ser necesaria en cuanto las empresas tienen que integrar materiales y subsistemas en conjuntos más complejos.

Pero, conforme los clientes comienzan a recibir productos de calidad de otros competidores, dicho factor pasa de ser una ventaja competitiva a convertirse en una exigencia a las empresas que desean mantenerse en el mercado.

A medida que las empresas fabricantes comienzan a comprar a sus proveedores más cercanos productos más complejos y que entran directamente a formar parte de un conjunto del producto final, estos fabricantes empiezan a trasladar las exigencias en materia de calidad y servicio de sus clientes finales a los proveedores con los que trabajan. Estas exigencias las transmiten a través de la función de aprovisionamientos de sus empresas. Ante esta situación, parece que la función de aprovisionamientos ha de preocuparse de algo más que de negociar un buen precio a la hora de adquirir los materiales productivos necesarios para su organización.

Influencia de las tecnologías de la información y de las comunicaciones
sido particulannente importante en la década de los noventa, a partir de la generalización del uso de Internet. Sin duda, esta tecnología abre nuevas oportunidades para aquellas empresas que sepan aprovechar las ventajas que ofrece y utilizar la información como elemento clave para la creación de valor.

La automatización de parte de las actividades del proceso de aprovisionamientos y el acceso en tiempo real a información de proveedores y clientes son algunas de las posibilidades que ofrecen las tecnologías de la información y de las comunicaciones existentes en el mercado

INSUFICIENCIAS DEL MODELO TRADICIONAL DE COMPRAS EN EL NUEVO ENTORNO DE FINALES DE SIGLO XX

Escasa visibilidad del proceso de aprovisionamiento. Falta de integración con otras áreas de la empresa y con otras empresas

• Incumplimiento en las exigencias de calidad
• Incumplimiento de los plazos de entrega
• Dificultad para introducir mejoras en los proveedores

CAMBIOS EN LA GESTiÓN DE APROVISIONAMIENTOS

Respuesta interna de aprovisionamientos
• Evolución del enfoque funcional a un enfoque basado en procesos. Esto ha supuesto la:

• Eliminación de barreras funcionales dentro de la empresa.
• Evolución hacia el proceso de aprovisionamientos.
• Orientación hacia la satisfacción del cliente.

• Evolución de los sistemas de información acorde con el enfoque de procesos:

• Evolución de los sistemas de calidad (aseguramiento de calidad, normas ISO).
• Evolución de los sistemas de planificación de necesidades (MRP (Material Requirements Planning) a MRP 11 (Manufacturing Resource Planning), que integran conceptos de "materials management",hacia ERP (Enterprise Resource Planning), para la gestión integrada). 

Evolución del enfoque funcional hacia un enfoque basado en procesos

El modelo de cadena de valor propuesto por Porter (1987, p. 55) presenta las actividades que han de realizarse en una empresa desde una nueva perspectiva, que supone importantes cambios respecto al enfoque funcional empleado por las empresas que aplican el modelo tradicional. De este modo, Porter introduce el concepto de actividades de valor, que clasifica en dos tipos:

• Actividades primarias. Son aquellas actividades a través de las cuales la empresa "añade valor" a los inputs para sus clientes, quienes a cambio están dispuestos a pagar por ello. Son las relacionadas con la creación, venta y transferencia del producto al comprador, así como la asistencia posventa.
• Actividades de apoyo. Son las requeridas para sustentar las actividades primarias y a la vez se apoyan entre sí. Aportan inputs, tecnología, recursos humanos o bien la infraestructura necesaria para las actividades primarias.

Evolución de los sistemas de gestión de calidad
Los principales aspectos que cubren los sistemas de calidad en aprovisionamientos son (Prontualio de Gestión de Calidad, 1992):

Las especificaciones de compra, que son el conjunto de requerimientos que el comprador establece respecto al producto que compra. Incluyen tanto requisitos técnicos del producto como cualquier otra condición (por ejemplo, cumplimiento de los plazos de entrega).

• La revisión sistemática de todos los pedidos de bienes o servicios antes de ser remitidos a los proveedores. Esto cobra especial importancia para el caso de compra de bienes de equipo o bienes intermedios que se incorporan sin modificación al producto final, en el que cada pedido supone un diseño
o especificación diferente. Tiene menos importancia para el caso de compras repetitivas o de materiales estandarizados.

• Métodos de selección de proveedores potenciales. Consiste en establecer unos criterios para identificar a los proveedores que tienen capacidad potencial para suministrar la calidad deseada. Las empresas industriales realizan esta selección poco a poco y según el tipo de producto a comprar. Entre las técnicas más frecuentes se encuentran las auditorías, que pueden hacerse: del sistema de aseguramiento de calidad de los proveedores, del producto o de la capacidad del proceso. Otras técnicas se basan en el análisis del estado económico-fmanciero del proveedor o en su capacidad para seguir un plan de calidad.

• Control de calidad de los suministros. Consiste en comprobar que el proveedor seleccionado suministra productos conforme a las especificaciones y que lo hace de forma regular y sostenida a lo lardo del tiempo. Esta comprobación se puede hacer sobre todo el suministro o sólo sobre una muestra. Suele realizarse mediante un control de recepción a la entrega. El origen de estos controles reside en la falta de confianza en los proveedores, aunque bien es cierto que, en determinadas industrias como la aeronáutica, defensa, farmacia, etc. en las que los defectos detectados a posteriori tienen una alta repercusión económica o bien se incurre en gran responsabilidad, son necesarios.

• Tomar decisiones que afectan a cada proveedor. Se suelen utilizar sistemas de puntuación. Cada empresa suele establecer su propio sistema de puntuación, de modo que se ajuste a sus necesidades y a la situación de sus proveedores.

Entre los sistemas más frecuentes se encuentran: tablas de muestreo, control estadístico de proceso y auditoría del producto y la detección del proceso, que se suele hacer mediante acuerdos de calidad concertada.

Basándose en estas puntuaciones se establece una política de aprovisionamientos que fija las bases para las futuras relaciones con los proveedores y que quedan recogidas en unos procedimientos internos. También se decide la información que se va a suministrar a los proveedores y la frecuencia con que se va a entregar esta información. Como consecuencia de la información obtenida en esta etapa, se pueden establecer acciones correctoras con cada proveedor o proceder a descalificar a un determinado proveedor.